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2018年3月 6日 (火)

「まとめてしまうと時間がかかることをまとめてしまってはいけないのです」

今日は3月6日。

  

生活のBGMは現在カイリー・ミノーグのアルバム「ラブ・カイリー

〜ベスト・オブ・カイリー・ミノーグ」(2011年)

そのアルバム、11番目の曲「ゲット・アウタ・マイ・ウェイ」。


YouTube: Kylie Minogue - Get Outta My Way

格好いい曲です。

  

  

Yahoo!ニュースのこの記事が気になりました。

Photo Yahoo!ニュース 

いずれこのニュースは消えてしまうので、

印象的な文章をここに書き留めておきたいです。

 

 

本書は、「溜まった仕事」を一掃し、「仕事の状態」を解消、

そして「仕事をためない人」になるためのサポートをするために

書かれたものなのだといいます。

ちなみに著者によれば、「仕事をためてしまう人」と

「ためない人」との間には次のような差がついてしまうのだとか。

・仕事をためてしまう人は、気持ちが負のスパイラルに落ち込む

・仕事をためてしまう人は、セルフイメージが低下する

・仕事をためない人は、毎日スッキリ会社に行ける

・仕事をためない人は、未来の展望が描ける

・仕事をためない人は、心が軽くなる

(「はじめに」より)

しかし、これは「仕事をためてしまう人」が劣っているということではなく、

心理学的なアプローチによってすべて解消できるのだといいます。

  

  

私の現在がきっと負のスパイラル中。

たまった仕事が気になって、先の土曜日には野口健さんの

講演会に行けませんでした。

日曜日のキミヤーズ塾も、1日日程だったのに、

午前中で帰ってきてしまいました。

そんなビビっている自分は嫌だと思っています。

その時に出会ったのがこの記事です。

  

仕事に追われているのに、こういう記事を書いているのが矛盾?

こんなことをしているだったら仕事を進めたらと突っ込まれそう。

でも、気になって・・・・

ちらっと見たニュースで、一度は視界から消えたニュースだったけど、

キーワードを予想し検索してこのニュースを見つけ、

再読して、さらにはこうやって書き留めようとしています。

引用を続けます。

  

仕事をためないためになにより必要なのは、

基本的なルーティンタスクを毎日繰り返すこと。

1週間おき、1ヵ月おきにやればいいと思うようなことも、

とにかく毎日繰り返すべきだという考え方です。 

  

たとえば、メールの受信トレイのチェックや処理は毎日すべき。

郵便物の処理にしても経費清算にしても、

「5日ぶんをためて金曜日にやる」という手段を避け、

可能な限り、ありとあらゆることを「毎日やる」ことが大事だというわけです。

 

「それは、いまはいいから」「あとでまとめてやるから」と考える人も

決して少なくないはずですが、「あとでまとめてやると、

仕事が1つに減るという幻想が生まれる」のだと著者はいいます。

 

そもそも「あとでまとめる」ということは多くの場合、

仕事を増やすことになるもの。

なぜなら、もともと不要だった「仕分ける」「整理する」

「記憶を掘り起こす」といった仕事が、増えてしまうことになるから。

 

なるほど!の文章です。

「仕分ける」「整理する」「記憶を掘り起こす」といった仕事を

確かに増やす!

  

  

つまり仕事には、2回ぶんをためてしまったら2倍以上の時間がかかる仕事と、

そうはならない仕事があるということです。

そのため、ためてしまったら長い時間を要する仕事ほど、

毎日やるようにする必要があるというわけです。

  

一般的な尺度で考えるなら、メールチェック、郵便物の処理、経費計算などは、

可能な限り毎日やるべき。これらの仕事はためたぶんだけ確実にたまり、

しかもためるほど処理に余計な時間がかるからだといいます。

 

その一方、ミーティングなどは、なるべく定例でやらないほうが

時間の節約になるのだそうです。どうしても定例でなければならないのなら、

その頻度を少なめにするほうが、事案節約のためには効果的。

 

よほど効率的なミーティングを心がけていない限り、

ミーティングを1回ためてしまって2回ぶんをまとめたからといって、

2倍の時間を要することはあまりないというのがその理由。

ほとんどのミーティングが、回数を減らしても

2倍、3倍、4倍の時間が必要にはならないということ。

  

だとすれば、時間節約の観点からいえば、

まとめられるだけまとめてしまったほうが、

より大きな効果を期待できるというわけです。

  

一般論として、まとめてしまうと時間がかかることを

まとめてしまってはいけないのです。

これは何度も言いたくなるくらい、無視されている法則です。

会議の記録などは特にそうです。

思い出す時間がムダになるので、後でまとめてやるのに向きません。

 

一方、ミーティングとならんで、

そこそこ「まとめて」しまったほうがいいのが「計画」です。

計画は、作り直すことはもちろん必要なのですが、

毎日毎日マメに作るよりは、まとめてきちんと作ることに意味があります。

 

つまり、まとまった時間ができたら、可能な限りそれを計画作成にあて、

作業時間にするべきではないのです。

作業時間は、まとめて取るよりも、やはりマメに細々取ったほうが現実的です。

(127ページより)

  

 

 

「まとめてしまうと時間がかかることを

 まとめてしまってはいけないのです」

文書をクリアーファイルにためてしまう私は、

無駄なことをしています。

その都度処理していけば、短い時間で済むのに。

毎日文書処理をしているのになあ。

でも時間の取り方が問題なのでしょう。

このブログのように「道草」していなかったら、 

もっと時間があるのになあ。

  

  

でも、このブログを毎日(くらい)書くから、

資料を探したり整理する時間、思い出す時間などは

節約できていると思います。

まとめて、後で、これだけの記事を書こうとしたら、

きっと大変ですよ。

「毎日する」ことのすごさは、このブログで体験はしてます。

時間をどう生み出すかは、この本を読んでみたいと思います。

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本年度はもう終わってしまうけど、来年度は仕事を効率よく済ませ、

やりたいと思ったことを、たまった仕事にビビって

自ら制限するような生き方はしたくないと思いました。

  

  

今朝も早起きして2時半から仕事。最初がこのブログでした。 

今日はまた頑張って、晩にまたもう1本記事を書きたい。

皆さん、よい1日にしましょう。 

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